Come gestire progetti – di lavoro e di vita – in modo efficace con Trello

 In Smart office tools

Trello è uno strumento di project management, dalla semplicità disarmante.

Attenzione però, semplice non vuol dire inadatto: in questo articolo scoprirai che  la sua versatilità è davvero impressionante. Trello rende la collaborazione semplice e divertente e, soprattutto, ti libera da tutte quelle email chilometriche con parecchi destinatari.

Come funziona questo utilissimo strumento? 

Trello si basa sul sistema Kanban, inventato dall’ingegnere giapponese Taiichi Ohno per gestire il processo produttivo negli anni ‘80. Infatti kanban significa “cartello”, che  rappresenta l’elemento di base di Trello.

Ma questo strumento visuale (è uno dei suoi vantaggi al livello psicologico che vi spiegherò più avanti) può fare molto di più. Puoi adattarlo ai tuoi progetti di lavoro, alla gestione dei tuoi clienti, alla gestione della tua attività di social media e del blog, ma anche a tutte le tue attività quotidiane come l’organizzazione delle faccende di casa, delle vacanze o delle feste private. 

In pratica, puoi utilizzare Trello per la gestione di tutta la tua vita.

Come funziona Trello?

Gli elementi chiave di Trello sono 4:

  • La Board: la lavagna o tabellone, che rappresenta il layout dove impostare il progetto.
  • Le Liste: rappresentano i macro elementi di un progetto. Possono essere utilizzate per tenere traccia del lavoro nominandole ad esempio come “da fare”, “in corso”, “eseguito”, o come raccoglitori di idee, come ad esempio “idee per i capitoli del libro da editare” o “idee per i post su facebook”. Possono anche riguardare le figure che fanno parte di un team, con le liste dei rispettivi compiti nella board.
  • La Card: è il modulo singolo della board e rappresenta il compito o l’idea.
  • Il Menú: ti permette di gestire le diverse attività, come i membri della board, impostazioni grafiche, etc.

Si possono usare le liste come suggerito da Trello, nominandole “da fare”, “in corso” e “completato”. In questo modo crei un flusso di lavoro chiaro, che dà subito una visione generale del progetto in corso.

Le board possono essere pubbliche, condivise con altri membri del team di lavoro o private. Creando le board condivise, hai la possibilità di collaborare in maniera immediata con altre persone. Fantastico, non trovi?

Le card, che contengono i vari task, sono dentro alla lista e si possono muovere attraverso il sistema drag and drop da una lista all’altra, con l’avanzare del progetto. Le card sono il singolo modulo, ma hanno anche altre mansioni. Scopriamole meglio nel prossimo paragrafo.

La card di Trello: le funzioni principali. 

Ogni card di Trello è composta da 4 parti:

  1. Descrizione: qui puoi inserire informazioni utili per uno specifico task. Un esempio? Si può usare come un promemoria per ricordare al designer gli input di briefing del progetto.
  2. Attività e commenti: questa sezione fa da timeline delle attività e dei commenti sul task. Puoi indicare una figura del team della board, con una @ prima del suo nome per avere una conversazione con lui. Nei commenti puoi anche allegare un file o un link ad altre card.
  3. Aggiungi: sulla destra c’è la sezione “Aggiungi alla scheda” con cui si possono aggiungere nuovi membri, dare un task a uno o più membri, fare checklist, termini di scadenza ( puoi allegare anche il calendario!) e puoi connetterla con Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive.
  4. Azioni: da qui potrai spostare, copiare, archiviare una card oppure condividerla. Ti arriveranno le notifiche per ogni modifica fatta.

Come utilizzare Trello

Trello è un tool sicuramente adatto alle persone visive come me poiché aiuta ad avere una panoramica generale del progetto. E, ti posso assicurare, che proverai un certo appagamento nello spostare le card da sinistra a destra, segno che il lavoro procede nel migliore dei modi.

Ci sono moltissime possibilità che si possono usare per formattare i testi. Qui trovi la lista completa: come formattare il testo di Trello.

Trello offre molte opzioni per organizzare la tua lavagna e non ha limiti nel creare board, liste ed etichette. Per usare abilmente tutte le opportunità di Trello, ti consiglio di attribuire diversi livelli di priorità. 

E proprio qui entrano in gioco le etichette. Ad ogni card infatti, puoi far corrispondere un’etichetta che può rappresentare una priorità alta, media o bassa. Questo ti permette di avere un controllo visivo totale sull’andamento del progetto.

Le etichette sono un mezzo utilissimo perché si possono organizzare filtrando le card per colore (anche grigie non visibili e ricercabili con lo strumento “ricerca”) e per segnalare i task urgenti, per assegnarli a un team o per evidenziare quelli specifici in un momento del progetto.

 

Se ti piace Trello e vorresti approfondire il suo funzionamento

Tanti modi per usare Trello nel lavoro: ecco alcuni esempi

Qui sotto ti elenco alcuni dei possibili utilizzi per gestire progetti e attività anche implementando il metodo GTD (Getting Things Done), compatibile perfettamente in questa piattaforma. Ad esempio completati i task, le card possono essere spostate per vedere l’avanzamento. Si possono anche  archiviare per toglierle del tutto dalla tua board.

Puoi utilizzare anche altri sistemi di liste ed etichette, come l’utilizzo di una sola lista per “questa settimana” e un altro elenco per “il prossimo mese” o compiti di etichettatura per i tuoi “milestones”.

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Organizza la tua settimana lavorativa con elenchi giornalieri 

Trello è un ottimo strumento da utilizzare per il tuo planning settimanale. Puoi creare delle liste organizzate per ogni giorno della settimana e tenere tutti i tuoi impegni sotto controllo. 

Piano editoriale

È possibile costruire un calendario editoriale avanzato con Trello, inserendo le idee e poi gli articoli programmati con cadenza mensile.

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Riunioni e Call

Potete programmare sia gli argomenti ricorrenti che quelli attuali, e pianificare tutto secondo la scadenza definita.

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Amministrazione e contabilità

Puoi utilizzare Trello per gestire la tua fatturazione, ma anche seguire i pagamenti dei tuoi clienti.

Gestione contatti e nuovi leads

Puoi tenere traccia dei tuoi nuovi contatti, degli appuntamenti da fissare ed eventualmente anche le fasi delle trattative, praticamente è un CRM (Customer Relationship Management) in versione minimal.

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Gestione progetti dei tuoi clienti

Utilizzare Trello è un ottimo modo per definire, registrare e programmare le attività dei o per i vostri clienti. Se ci sono diverse persone che lavorano a  un progetto, chiaramente potrai anche delegare le singole attività al tuo collaboratore.

Trello per uso personale  

Oltre all’ambito lavorativo, io trovo utilissimo Trello anche per la gestione di progetti personali o famigliari. Ecco alcuni esempi di come sia possibile utilizzarlo. 

Mantenere una piccola squadra o la famiglia aggiornata

Trello può essere utilizzato come una vera e propria lavagna per definire lo stato e inviare messaggi alla squadra o alla famiglia, come questo modello dimostra. Con le liste per ogni persona, ogni carta può essere un semplice messaggio da parte degli altri membri, un promemoria calendario, compito assegnato o lavoro di routine, o una proposta.

Oppure, invece di una lista per ogni persona, si potrebbe creare una lista per ogni area che la squadra deve affrontare: ad esempio, liste della spesa, incontrare gli ordini del giorno, idee di progetto, e così via. Dalla barra laterale, è possibile trascinare le icone membri di qualsiasi carta di assegnare una persona ad esso. 

Pianificare una vacanza intera

Organizzare alcuni viaggi richiede molto lavoro per la pianificazione, con troppi dettagli in cui destreggiarsi e cose di cui tenere traccia. Siamo grandi fan dell’utilizzo di TripIt per organizzare automaticamente i nostri itinerari di viaggio via e-mail, ma in fase di progettazione, uno strumento come Trello è molto utile. 

Puoi creare delle liste per tutte le prenotazioni, luoghi dove desideri mangiare, luoghi da vedere, packing list, e molto altro ancora. Se non viaggi da solo, puoi condividere la board con i tuoi compagni di viaggio e ognuno può aggiungere anche le proprie carte.

Quando il tuo viaggio è molto articolato, puoi alleviare un po’ lo stress avendo una visione, giorno per giorno, su quello che hai programmato di fare, in modo di avere tutte le basi (opzioni per la ristorazione, trasporti, ecc) coperte. Con queste liste è possibile regolare facilmente il tuo itinerario semplicemente trascinando le carte per un altro giorno o spostandole verso l’alto o verso il basso nell’elenco.

Organizzare un progetto di ristrutturazione

Un esempio su come organizzare un progetto di ristrutturazione è strutturarlo nelle tre fasi di priorità come da eseguire, in corso d’opera, realizzato.

Inoltre, puoi aggiungere elenchi più specifici, come ad esempio stime dei costi, elenchi di prodotti, budget, fai da te, e così via.

Organizzare un matrimonio dall’inizio alla fine

Pianificare il grande giorno è un progetto enorme, ma Trello può aiutarti a gestire i tuoi piani di nozze organizzandoli visivamente. 

Tabitha Neal ha scritto una grande guida sull’utilizzo di Trello per pianificare un matrimonio, mentre Trello ha un modello di “Wedding Command Center” che spezza i compiti in liste per 12+ mesi, 10-12 mesi, 8 mesi, e così via prima del giorno delle nozze.

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 Modelli Trello

Come avrai capito, è praticamente possibile utilizzare Trello per qualsiasi cosa ci sia bisogno di fare una lista e soprattutto per progetti complessi. 

Vuoi ancora qualche idea in più? Dai un’occhiata a queste board di ispirazione di Trello per qualsiasi tipo di tuo progetto. Potrai anche importarle nella tua dashboard Trello con un click.

Le integrazioni di Trello

Trello ci permette di integrare, secondo le nostre necessità, alcuni tool. 

Ad esempio, se abbiamo delle attività ricorrenti e non vogliamo aggiungere le stesse card più e più volte, possiamo pensare di connettere Zapier, un tool davvero molto utile per programmare le schede ogni giorno, settimana e mese. 

Oppure si può collegare Trello, Zapier, e RescueTime per monitorare automaticamente il tuo tempo e registrare tutte le attività completate. Rescue time ti darà delle indicazioni passo-passo per capire come fare.

L’integrazione di Toggl invece, ti permette di avviare il tuo timer direttamente dalla card del vostro task assegnato: questo ti permette di tracciare il tempo impiegato per il completamento di una specifica attività.

Se installi l’estensione Google Chrome per Trello nella tua posta, puoi copiare le email dal tuo inbox direttamente nella lista selezionata su Trello. Non perderai più ulteriori info o dettagli, anche se ti arriveranno via email da persone esterne e non dal tuo team.

Sembra incredibile… ma puoi fare tutto questo gratuitamente!

Ci sono anche versioni a pagamento come Trello Gold e Trello Business Class, che offrono ulteriori vantaggi, tra cui:

  • maggiore livello di personalizzazione;
  • possibilità di integrare tool come Slack, Evernote, Twitter e molti altri ancora;
  • maggiore protezione dei dati sensibili di un’azienda, tramite impostazioni di sicurezza più avanzate.

Anche le versioni premium di Trello hanno comunque un costo più che ragionevole, parliamo di  $ 9,99 al mese.

Usi già Trello? Hai trovato delle soluzioni diverse dalle mie? Se sì, fammele sapere tra i commenti, ogni suggerimento è ben accetto!

 

 

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