Come delegare efficacemente

 In Assistente Virtuale

Saper delegare è una delle competenze fondamentali per un management efficace. 

Ma cosa significa delegare? Ecco una definizione che mi piace molto: 

“la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori”

Affidare dei compiti a dei collaboratori fidati ci permette di aumentare la qualità e la quantità dei nostri risultati. Ci permette di migliorare la nostra carriera, aumentare il nostro successo e far crescere il nostro business. 

Il problema principale è che non tutti riescono a delegare. 

Ma niente paura! È una competenza che si può imparare

Dobbiamo studiare prima i fondamenti teorici poi dobbiamo metterli in pratica e, infine, facciamo diventare la delega un’abitudine.

Ecco alcuni punti possono aiutarti se vuoi  delegare parte delle tue attività. 

 

 

Crea una procedura per te e per i tuoi collaboratori 

 

Abbiamo già parlato di come capire quali sono le attività da delegare, ora è il momento di definire gli obiettivi e di studiare una procedura da seguire per te e per i tuoi collaboratori. 

Prima di tutto devi aver ben chiaro in mente che lavorare con dei collaboratori, come ad esempio con un assistente virtuale è molto simile a lavorare con un dipendente. Questo concetto sfugge a molti, specialmente chi si avvale di collaboratori per le prime volte. 

Assumere collaboratori per aiutarti a lavorare meno ore e a diventare più produttivo, non è un contratto di utility service. Non pensare che sia solo un contratto e un conto da pagare. È necessario collaborare e raggiungere insieme gli obiettivi prestabiliti. 

 

La cosa più importante da fare è creare una procedura, con le varie fasi dell’attività da svolgere. 

Perché è importante? 

Perché avere le idee chiare aiuta da una parte i collaboratori ad essere autonomi nell’eseguire i propri compiti; dall’altra aiuta te a risparmiare tempo poiché non dovrai seguire passo passo le loro attività.

Riassumendo:

  • Identifica i compiti o i progetti, innanzitutto marginali e non strategici, che desideri delegare
  • Stabilisci le priorità delle attività individuate e crea una sequenza o una pianificazione per lo svolgimento
  • Crea alcune istruzioni e / o materiali di formazione per ciascuna di queste attività o progetti

 

Quali sono i tuoi obiettivi? Condividili con i collaboratori 

 

A questo punto è il momento della definizione degli obiettivi, dei traguardi da raggiungere, piccoli o grandi che siano. 

Se, infatti, deve essere chiaro cosa fare, deve essere ancor più chiaro per cosa lo si fa.

Attenzione però: non devi mettere pressione su chi collabora con te ma cercare di condividere le mete da raggiungere, stimolare e motivare al tempo stesso.

Senza obiettivi chiari in mente, è facile compiere errori nelle prime fasi del rapporto cliente / collaboratore. Potresti trovarti sommerso di impegni e tentare di far gestire al tuo assistente o collaboratore troppe attività contemporaneamente. 

Chiariamoci, può capitare di avere delle difficoltà iniziali quando si assume un assistente virtuale o un collaboratore. Ma, come in tutto nella vita, queste difficoltà vanno comprese e affrontate. 

Un consiglio che posso darti è questo: prima di passare ad un processo di outsourcing, pensa esattamente quali attività puoi delegare ad un assistente virtuale. Pensa a come potrà farti risparmiare tempo e far aumentare la tua produttività.

Ad esempio, pensa se vuoi che gestisca attività di piccola amministrazione, chiamate al telefono, gestione mail oppure che svolga anche compiti più complessi come l’organizzazione di un evento o la gestione completa dei tuoi profili social.

Definire gli obiettivi, le priorità e la preparazione ti aiuterà così:

  • Saprai quali competenze dovrà avere il tuo assistente virtuale
  • Riuscirai a trovare un assistente virtuale che combaci bene con le tue esigenze
  • Il tuo assistente virtuale sarà in grado di fornire un servizio migliore dal primo giorno
  • Sarai in grado di gestire meglio il tuo tempo e quello del tuo assistente virtuale
  • Il tuo assistente virtuale sarà più autosufficiente sin dall’inizio del rapporto di lavoro
  • Capirai che un assistente virtuale era proprio ciò di cui avevi bisogno!

Come fare i colloqui

 

Mettiamo ora che tu abbia bisogno di un nuovo collaboratore e inizi a guardarti attorno anche online.

Per prima cosa: Google! 

Fai delle ricerche online secondo le parole chiave di cui hai bisogno. Una volta trovate le persone più indicate per le attività di cui hai bisogno, controlla il loro curriculum e le loro esperienze. 

Hanno un sito web? Ottimo! 

Guarda il loro sito e valuta l’impressione che ti fa: devi trovare un professionista certo, ma anche un collaboratore di cui hai la piena fiducia. 

Linkedin è un grande alleato per scoprire il loro curriculum, ma anche la pagina Facebook può darti alcune indicazioni. 

Cerca due o tre possibili candidati e contattali per avere la tua offerta personalizzata.

Devi essere preparato, quindi fai una lista con delle tue domande, con delle attività che secondo te potrebbero essere svolte dalla tua (o dal tuo) Assistente Virtuale. Dovrai chiarire anche sulla base delle tue esigenze le ore di lavoro mensili previste, di conseguenza il tipo di contratto e le modalità di pagamento.

Come muoverti? 

Manda una mail per chiedere ulteriori informazioni. Fin qua è semplice, lo facciamo in diverse situazioni. 

Ma quasi subito sorge il dubbio…

va bene, ora magari ho trovato la persona giusta ma come posso spiegare tutto e comunque passare e ricevere le informazioni che mi servono?

Questo dubbio ce l’avevo anch’io, lo ammetto, quando ho iniziato a pensare di avviare la mia attività e ho scoperto questa professione. Anch’io ero scettica perché non riuscivo a immaginare la modalità virtuale.

Poi le cose sono cambiate, ho capito che con gli strumenti offerti dal web (spesso gratuiti) per questo tipo di attività, tutto è diventato più semplice. 

Certo, anche per avviare una collaborazione virtuale è indispensabile il contatto diretto. L’unica differenza è che in modalità remota è tutto molto semplice, veloce e economico.

Per fare una video call conoscitiva non servono software complicati di videoconferenza, basta avere Skype o Zoom, entrambi gratuiti e semplicissimi.

Ti consiglio di fare almeno tre colloqui, cioè di non fermarti ai primi due che magari non ti danno una media esatta sulle competenze e capacità che vuoi trovare.

 

Il contratto

 

Dopo avere trovato la persona giusta è molto importante, per entrambi le parti, avere un contratto di collaborazione. È il primo passo per costruire una lunga partnership basata sul rispetto e sulla fiducia.

Stabilire le regole da seguire è fondamentale ma creare le basi di un rispetto reciproco e garantito è altresì decisivo. E un contratto non è solo la garanzia contro aspetti negativi di una collaborazione ma una stesura dei patti chiari con cui creare una prima fiducia e rafforzarla durante il rapporto di lavoro. Oltre che come tutela della privacy di ciascuno, chiaramente.

Se sai già come fare, hai un format conosciuto per redigere il contratto puoi procedere, altrimenti ti consiglio di registrarti su HelloSign per inviare, eventualmente modificare e poi firmare il contratto di lavoro.

 

La comunicazione è importante!

 

Naturalmente, se non sei abituato a collaborare con Assistenti Virtuali, le differenze di comunicazione rispetto a un ambiente di lavoro convenzionale sono evidenti.

Se vuoi costruire un ottimo rapporto di lavoro con un Assistente Virtuale, prova a creare opportunità per utilizzare la comunicazione visiva e verbale. Ad esempio, quando parlate su Skype, utilizza la video chiamata anziché solo la funzione vocale.

È importante parlare regolarmente con il tuo (o la tua) Assistente Virtuale, non solo quando hai bisogno di un aggiornamento sui progressi delle attività o quando hai nuove istruzioni da condividere. 

Una chiamata settimanale o, anche meglio, quotidiana per effettuare il check-in con il tuo collaboratore ti aiuterà a diventare meno distante nel collegamento remoto di lavoro e ti permetterà di costruire un rapporto simile a quello che avresti con un membro della tua squadra presente fisicamente.

Nei primi giorni del tuo accordo di outsourcing, non esiste davvero un problema di over-communication. È naturale essere preoccupati e testare l’assistente con controlli, verifiche e domande sulla sua comprensione delle tue esigenze. Hai tutto il diritto di essere curioso come desideri!

Una chiamata Skype quotidiana con il tuo collaboratore non deve essere necessariamente una lunga conversazione.

Le tre domande che seguono ti daranno qualche idea su come svolgere il dialogo:

“Quale compito aperto è ancora da completare?”

“Quali nuovi compiti inizierai oggi?”

“Sei bloccato su qualunque compito o hai bisogno di aiuto?”

L’email non è il mezzo ideale per una comunicazione efficace cliente / Assistente. Non è il modo più veloce per comunicare, né il più efficiente. Invece di trasformare ogni punto di discussione in una catena di posta elettronica, utilizza strumenti di chat. Hai una vasta scelta di tool, i più conosciuti sono WhatsApp, Telegram e Slack. Tutti sia versione desktop che app.

Naturalmente alcune comunicazioni si prestano all’uso dell’email

Tuttavia, quando condividi informazioni via email, entra nell’abitudine di codificare ogni email in base all’argomento. Questo renderà più facile l’organizzazione della posta elettronica e eliminerà la confusione che può derivare dalla scrittura di messaggi multi-argomento.

È buona norma fornire risposte o riscontri durante le prestazioni del servizio e non solo quando il compito è stato completato (o se ci sono problemi con il lavoro consegnato). 

Se riesci ad offrire risposte specifiche e oggettive (affrontando lati positivi e negativi) in modo regolare, non solo vedrai dei risultati migliori, ma il tuo rapporto di lavoro con il tuo Assistente Virtuale diventerà più forte e più aperto. Spianerà la strada a una delega di attività sempre più critiche o complesse.

Le risposte funzionano meglio se scorrono in due direzioni, chiedi riscontri anche tu all’ Assistente Virtuale.

Abbiamo citato la necessità di incoraggiare l’Assistente Virtuale a parlare e a comunicare, ma questo non vale niente se non sei mai disponibile. 

Se non ti è possibile rispondere al messaggio di posta elettronica o al messaggio di chat immediatamente, usa una linea veloce per dare un’idea di quando sarai in grado di rispondere.

Puoi ridurre la probabilità di essere contattato dalla tua AV in un momento negativo, condividendo il tuo calendario online. 

Se la tua Assistente Virtuale può vedere facilmente quando è probabile che tu sia disponibile o quando no, può anche prendere decisioni se fare una chiamata o usare la messaggistica.

Questo consente un migliore utilizzo del tempo per entrambi ma, ovviamente, devi tenere aggiornato il calendario, con slot di tempo contrassegnati come “disponibili per il contatto” e “non disturbare” o qualcosa di simile.

 

Metodologia e condivisione dei dati

 

Di qualsiasi progetto si tratti, le fasi saranno queste:

  • Avvio del progetto
  • Pianificazione
  • Esecuzione
  • Monitoraggio e controllo
  • Chiusura del progetto

La fase decisiva dal punto di vista gestionale rimane il monitoraggio di:

  • Costi e tempi
  • Qualità
  • Rischi
  • Fase di approvazione
  • Cambiamenti

Questo è il punto critico della gestione, perché ci vuole costanza e metodo.

Per favorire questa fase potrebbe essere molto utile usare un tool per la gestione del progetto!

I più importanti vantaggi di un tool per la gestione di un progetto sono:

  • Migliora la pianificazione
  • Favorisce la collaborazione virtuale
  • Aiuta a mantenere la comunicazione costante nei team liquidi/virtuali
  • Rintraccia i risultati
  • Monitora i rischi e cambiamenti
  • Dà costanza e visibilità

 

Strumenti utili

 

In un nuovo posto di lavoro ti consegnano il badge aziendale e la chiave dell’ufficio; in modalità smart invece basta condividere gli accessi e le password con il collaboratore.

Questo spesso è il punto critico, potresti sentirti molto vulnerabile in questa situazione.

Ma sappi che c’è la soluzione.

Il tool LastPass dà la possibilità, oltre a memorizzare e creare delle password sicure, anche di condividere le tue password con il collaboratore senza averle comunicate!

Per creare il tuo ufficio virtuale la cosa più semplice è usare Google Drive. Avrai già un profilo Google, quindi hai già anche Google Drive. 

Puoi creare un tuo archivio di sicurezza e quindi accessibile da ovunque; puoi creare delle cartelle dove organizzare tutti i documenti necessari per lavorare con il tuo nuovo collaboratore.

Basta condividere la cartella con il collega, e potrete lavorare addirittura contemporaneamente sullo stesso file senza mai perdere un aggiornamento.

Se non hai un profilo Google, puoi usare anche Dropbox, fino a 2GB è sempre gratuito. 

La registrazione è semplicissima tramite il tuo indirizzo email.

Se invece volessi trasferire un file grande, senza inserirlo sulla cartella Google Drive, puoi utilizzare Transferwise. Veloce, semplice e gratuito sempre fino a 2 GB.

Vediamo alcuni tool spesso semplici e gratuiti, ma che possono portare grandi benefici all’interno dei piccoli gruppi di lavoro.

Partiamo con il mio preferito: Trello.

  • Trello è formato da board, liste e di cards. Molto semplice e intuitivo, puoi spostare con drag and drop le cards tra le liste e vedere gli stati di avanzamento delle attività . Puoi usarlo da solo oppure assegnare dei task ai collaboratori. All’interno delle cards trovi tutto ciò che ti serve:  puoi postare commenti per una risposta immediata, puoi fare l’upload di file dal tuo computer, da Google Drive, da Dropbox, da Box e da OneDrive. Puoi aggiungere checklist, etichette, scadenze, e altro ancora; le notifiche faranno in modo che tu non ti perda niente.

Se vuoi approfondire di più su Trello leggi la mia guida.

  • Asana è uno dei software più usati per gestione dei progetti, interfaccia semplice e intuitiva, efficace per la sua elasticità e la possibilità di gestire, dai progetti personali più piccoli fino a progetti complessi. Puoi creare le tue procedure e se arriva il momento giusto delegare in modo semplicissimo, basta assegnare i vari task al nuovo collaboratore, senza nemmeno doverlo istruire.

 

  • Brownbootsoft sfrutta le potenzialità di Google Cloud, e gestisce insieme non solo task e progetti, ma anche le vendite, il funnel e la situazione finanziaria. Puoi usarlo anche per migliorare la produttività personale, creare task e lead direttamente da gmail, e usare le integrazioni con Google Calendar, Google sheet o Google docs.

 

  • Futuramo è un set di strumenti di produttività. Ha dei moduli per la collaborazione, per la comunicazione, per gestire il progetto, ma anche per controllare, rintracciare i tempi e fare analisi.

 

  • Wethod è particolarmente adatto ai gruppi che si occupano di servizi, e quindi devono organizzare tempo e risorse in modo semplice. Tra Pipeline, Planning, Timesheet e Project status avrai tutto sotto controllo.

 

  • Openproject è un tool molto adatto alle startup, con reportistica dinamica e gestione di utenti/gruppi/ruoli per calibrare i criteri di accesso a seconda delle mansioni di ciascun partecipante; utile per gestire i flussi di lavoro personalizzabili, gestione dei meeting, forum e notizie.

 

  • Process Street è il modo migliore per gestire le attività continue come il processo di selezione di candidati per un posto di lavoro, una checklist per fare una valutazione di prodotti o siti web, un’attività di marketing che replichi per ogni cliente. È adatto a qualsiasi tipo di business, a partire dalle Risorse umane, fino a blogger e freelancer. Può semplificare i flussi di lavoro, per esempio per il brief di un nuovo cliente, per la selezione dei candidati, o per i task giornaliere o settimanali.

 

  • Teamweek è un project planner semplice con il quale puoi pianificare, modificare con drag and drop in modo molto veloce, impostare i periodi di ferie e condividere il tuo calendario con un semplice link.

Ma un altro aspetto molto importante sia di fiducia che di pratica è la registrazione delle ore lavorate.

In azienda ti vengono registrate le tue presenze (non le attività lavorative!) con il badge. 

In modalità virtuale invece il tuo collaboratore userà un time tracker software per registrare le attività. Per ogni task una voce, con report esportabili. 

Io per questo uso e mi trovo molto bene con Toggl.

Sono sicura che tutti questi consigli ti convinceranno di come sia possibile fare molte cose da remoto. 

Ti daranno più tranquillità e sollievo al pensiero di come impostare alcune attività o l’intera collaborazione virtuale, soprattutto se parti da zero essendo abituato alla gestione operativa da un ufficio tradizionale.

Queste applicazioni o software sono semplici (oramai di veloce apprendimento nel loro uso) ma decisive, perché ti facilitano molte operazioni.

Se hai già un metodo di lavoro e sai organizzare il tuo tempo questi strumenti ti aiuteranno in poco tempo a gestire la condivisione delle attività col tuo collaboratore ma non solo. Ti aiuteranno a creare un rapporto più immediato ed efficace e quindi anche di maggior fiducia, requisito primario in ogni tipo di lavoro ma ancor più in un rapporto lavorativo online.

 

Lascia andare 

 

Questa è veramente la prima questione da porsi e a cui rispondere con brutale onestà se stai pensando di assumere un Assistente Virtuale

Se sei una persona a cui piace sempre avere il controllo diretto di ciò che sta succedendo, dei tuoi compiti e dei tuoi progetti, può essere che tu non sia pronto ad assumere un Assistente Virtuale.

La delega delle attività non è facile per tutti. 

Alcuni imprenditori, manager e anche leader aziendali la trovano estremamente difficile. 

Al contrario, ci sono persone o anche piccole attività che hanno saputo gestire bene la delega e che sono riusciti a creare un business di successo. Su questo argomento puoi leggere le mie interviste sull’Arte della Delega.

 

Fai un piano per il tempo recuperato

 

Un aspetto che forse hai trascurato e che bisognerebbe iniziare a considerare è un piano per il tempo che si guadagna delegando

Si pone tutto in termini di produttività e raggiungimento degli obiettivi ma resta anche uno spazio temporale dentro cui investire il meglio per la propria vita lavorativa e privata.

La creazione di un piano di attività può sicuramente aiutarti, definendolo secondo le priorità tue più intime che hai trascurato e mettendolo in pratica con una programmazione che si incastri definitivamente dentro quella settimanale , senza alibi e senza procrastinazioni.

In questo caso un’agenda personale in cui segnare le attività quotidiane può aiutarti, ponendo però anche degli obiettivi settimanali e mensili con cui poi confrontarsi al momento del riassunto della attività svolte.

Un monitoraggio accurato di quello che hai fatto effettivamente ti aiuta nel rispettare e sfruttare al meglio il tempo in più guadagnato.

Siamo giunti al termine di questo articolo dedicato all’arte della delega. Spero davvero di averti dato spunti e suggerimenti utili. 

Tu come vivi la delega? Ti aspetto tra i commenti!

 

 

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