Come aiutare la tua Assistente Virtuale a leggere nei tuoi pensieri

 In Assistente Virtuale

Scherziamo spesso nel nostro “ufficio virtuale” sulle nostre capacità di “lettura della mente”, ma in realtà è una cosa seria. Per aiutare veramente i clienti , a leggere quindi nei loro pensieri, bisogna mettere in atto una serie di pratiche che ci fanno scoprire le loro abitudini, la personalità, e infine anche i loro pensieri.

Ma per farsi “scoprire” anche il cliente deve aiutare la sua assistente virtuale. Di seguito 3 chiavi su come aiutare l’AV a diventare la “lettrice della tua mente”:

 

  1. Hai creato la tua “settimana ideale”?

Questo è un principio GTD di David Allen. Non voglio pianificare gli appuntamenti per i miei clienti fino a quando non mi forniscono la loro “settimana ideale”. Ma cosa vuol dire la settimana ideale? Togli le attività delegate, metti in ordine le tue priorità, inserisci i programmi negli orari migliori per te, lascia spazi per le attività rituali, e prima di tutto dai margine per le attività multitasking senza dover essere focalizzato, come le chiamate programmate e gli incontri di lavoro. Senza questo modello l’AV sarebbe solo un fastidio in più per te, e sarebbe costretta a chiedere sempre delle conferme. Ma la settimana ideale mi dà la libertà di programmare all’interno degli spazi flessibili le varie attività organizzate da me.

 

  1. Hai identificato le tue esigenze personali e i tuoi VIP?

Chi e che cosa sono le tue priorità? La tua AV sa che hai bisogno di due ore ogni mattina per preparare la giornata, pulire la casella di posta, e connettersi con i tuoi riferimenti diretti? Hai comunicato alla tua AV che hai bisogno di un margine di 15 minuti tra le riunioni e le chiamate di alta priorità?

Ecco come cominciare a mettere insieme queste informazioni:

Prendi 20 minuti e guarda l’ultima settimana nel calendario.

Guarda la tua settimana ideale e verifica se è impostata bene.

Scrivi le tue esigenze personali sulla base degli appuntamenti della scorsa settimana.

Inizia a colorare i blocchi sull’agenda della tua settimana ideale. I blocchi verdi sono completamente flessibili. Quelli gialli sono riservati per appuntamenti di alta priorità. I blocchi rossi sono intoccabili – sono le tue ore di maggiore focalizzazione –  mentre per il resto l’AV deve consultarti prima di pianificare.

Infine, fai una lista dei tuoi rapporti di lavoro, delle relazioni familiari e delle relazioni sociali più importanti. La tua  AV dovrebbe imparare a riconoscere le loro voci e indirizzi e-mail! Ma prima di tutto conoscere le ricorrenze più importanti e quindi organizzare tutto in anticipo secondo le tue indicazioni.

 

  1. Hai costruito la tua “procedura di ospitalità”?

Cosa ti piace bere e mangiare e in quale momento della giornata? Quali sono i tuoi locali e ristoranti preferiti per un pranzo di lavoro? Se devi fare delle trasferte, quale è il tuo mezzo preferito? Hai un albergo prescelto? Cosa ti piace offrire ai tuoi ospiti in ufficio? Devi seguire una dieta o una cura particolare?

 

Sì, la tua Assistente Virtuale potrà leggere nei tuoi pensieri come una segretaria che fisicamente ti è vicina, ma solo se è abbastanza empatica e innanzitutto se tu le hai permesso di conoscere le tue esigenze e necessità.

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