Assistente Virtuale

Sei veramente pronto a assumere un’ assistente virtuale?

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Sempre più persone, indipendentemente dalla loro situazione lavorativa vogliono assumere un’assistente virtuale, ma alcuni di loro rimangono delusi da questa esperienza e il motivo spesso non ha niente a che fare con le competenze, le abilità o l’etica del lavoro dell’ AV.

 

Bisogna prepararsi prima di tuffarsi in questa esperienza…Il fatto è che non tutti sono adatti per assumere un’AV.

Il cliente si può davvero sbagliare quando è deluso dai servizi di un assistente virtuale?

 

Ebbene, francamente sì; i clienti possono essere gli architetti della propria delusione, ma non dovrebbe essere così. Ognuno può godere dei servizi di un assistente virtuale, se crede nel potenziale valore redditizio che un AV offre e se capisce come estrarre quel valore.

Ma l’assunzione di collaboratori, per aiutarti a lavorare meno ore o a diventare più produttivo, è totalmente differente dal fare un contratto con un utility service. Non si tratta solo di un semplice documento da sottoscrivere, di pagare il conto e lasciare tutto il resto al provider.

Infatti, lavorare con un AV è molto più simile all’assunzione e alla gestione di un dipendente – e non è una cosa che tutti fanno bene, specialmente quelli che non sono esperti nell’avere collaboratori.

Il segreto è partire con il piede giusto

 

Questo articolo non è in alcun modo destinato a scoraggiarti se stavi pensando di assumere un Assistente Virtuale, ma piuttosto è una raccomandazione per i primi passi da prendere. Ho imparato dall’esperienza che il cliente deve  raggiungere un certo stato di preparazione.

Le seguenti osservazioni e intuizioni dovrebbero essere utili, soprattutto se sei un imprenditore di piccole dimensioni o se non hai ancora sperimentato il processo di “lasciare andare” i compiti e le responsabilità che attualmente esegui.

Se vuoi sapere se sei veramente pronto ad assumere un Assistente Virtuale o se no, scopri alcuni passi che puoi intraprendere per prepararti correttamente.

Sei in grado di lasciar andare?

 

Questa è veramente la prima domanda da chiedersi e a cui rispondere con brutale onestà se stai pensando di assumere un Assistente Virtuale. Se sei qualcuno a cui piace sempre avere il controllo diretto di ciò che sta succedendo con i tuoi compiti e i tuoi progetti, può essere che tu non sia pronto ad assumere un assistente virtuale.

Se questo suona come affermare l’ovvio, assicurati veramente però che ci sia un buon motivo per asserire che non sei pronto a farlo. Lasciare andare parte dei compiti che attualmente stai facendo da solo non sembra difficile. In realtà, probabilmente suonerà positivamente meraviglioso … ma solo finché non ti ritroverai davvero a farlo.

La delega delle attività non è facile per tutti. Infatti, alcuni imprenditori, manager e anche leader aziendali la trovano estremamente difficile. Invece ci sono persone o anche piccole attività che hanno saputo gestire bene la delega e che sono riusciti a creare un business di successo. Su questo argomento puoi leggere le mie interviste sull’Arte della Delega.

In molti casi, persino le persone che di solito delegano i compiti non lo fanno del tutto bene. Queste delegano senza fornire un supporto sufficiente alle persone che prendono in carico i loro compiti, continuano a fare micromanagement o riprendono il controllo dei progetti al primo segno di guai.

Puoi delegare a distanza?

 

Se è difficile delegare i compiti a dei dipendenti basati nel proprio stabilimento locale, può essere ancora più impegnativo quando si esegue l’outsourcing a un lavoratore remoto, forse anche a qualcuno che lavora in un altro paese. Questo è il punto dove sbagliano molte persone che assumono Assistenti Virtuali. Pensano che l’outsourcing sia semplicemente il caso in cui si danno alcune istruzioni scritte o verbali e poi si lascia andare senza controllo o riscontri. Cosa succede dopo?

La prima volta che un’attività non è completata in modo soddisfacente, il cliente frustrato la riporta a se, immaginandosi che è meglio che la faccia da solo.

La delega efficace è molto più di dar semplicemente a qualcuno un compito e attendere il suo completamento. Non ha importanza, se qualcuno sia un VA o un dipendente locale. Quindi, se non sei sicuro delle tue abilità di delega, potresti non essere ancora pronto ad assumere un Assistente Virtuale. Chiarire gli obiettivi iniziali, fissare degli impegni, condividere dei valori comuni e anche formare i propri collaboratori anche solo nelle prime fasi dell’attività fa la differenza nell’avere poi risultati e soprattutto persone che si fidano di te e di cui tu ti puoi fidare.

Prova un approccio del tipo 80/20 nell’outsourcing

 

Ribadisco, la mia guida non è destinata a dissuadere dal lavorare con un Assistente Virtuale, ma semplicemente per prepararti al fatto che l’outsourcing e la delega possono essere impegnativi … in un primo momento. Non ci vorrà troppa pratica per farlo bene, purché si affronti correttamente.

Ad esempio può aiutare anche non pensare alla delega come semplicemente solo a dar fuori un’attività. Invece, pensa a come ridurre il tuo carico di lavoro, su qualsiasi attività delegata, di circa l’80%. Il 20% dei tuoi compiti comprenderà la strutturazione iniziale, delineare la definizione degli obiettivi (10%) e la revisione dei risultati (10%) dopo che il tuo VA ha completato l’80%.

Il 10% dato alla revisione dovrebbe includere anche la fornitura di riscontri. Informa il tuo Assistente Virtuale su quello che è stato fatto veramente bene e che cosa si potrebbe fare per migliorare. Suggerimenti, indicazioni o istruzioni dettagliate (se necessario) saranno necessarie per la prossima volta che il tuo VA svolgerà la stessa attività. Questa forma di comunicazione è decisiva nell’infondere un rapporto di fiducia con chi lavora per te, anche solo occasionalmente. E comunque ricorda sempre, la comunicazione è importante!

Nel tempo, si dovrebbe essere in grado di iniziare a dare al VA il 100% di responsabilità per alcune attività. Ma se pensi che l’ 80% basti, niente di meglio che rimanere su questa quota di comfort, cosi che non rimarrai deluso nel mantenere una piccola parte del tuo carico di lavoro originale. Un risparmio sulle ore di lavoro personali (scelte da delegare) dell’80% è un guadagno abbastanza piacevole e soddisfacente dopotutto.

Sai cosa vuoi da un assistente virtuale?

 

Alcune persone hanno un’esperienza insoddisfacente con un VA perché non hanno obiettivi fissi e chiari in sede di assunzione del loro primo Assistente Virtuale.

Oltre a considerare il processo di delega, avrebbe senso chiarire nella tua mente esattamente quello che vuoi un VA faccia per te. Se assumi un Assistente Virtuale solo sulla base della volontà di risparmiare parte del tuo tempo o di aumentare la tua produttività, potresti rimanere deluso.  Le attività da delegare devono essere scelte sulla base di quello che credi essere strategico o meno. Tutto quello che toglie tempo alla definizione strategica del tuo business e che ti distoglie da esso è bene che tu inizi a pensare di non svolgerlo più. Il solo realizzare quanto tempo ti viene portato da via da attività marginali apre un mondo davanti a te.

Metti in chiaro gli obiettivi di outsourcing

 

Senza obiettivi chiari in mente, è facile sbagliarsi nelle prime fasi del rapporto cliente / VA, mentre ti impegni per decidere quali attività delegare, sei legato nella creazione di istruzioni di lavoro e nella formazione del VA e provi a far gestire al tuo assistente più attività contemporaneamente.

Quando ciò accade, i clienti a volte si affrettano a pensare di aver preso una decisione sbagliata nell’assumere un Assistente Virtuale e a rinunciare prima che le prime difficoltà  possano essere comprese e affrontate. Quindi, prima di passare a un processo di outsourcing, decidi esattamente come vuoi che il tuo VA risparmi il tuo tempo o aumenti la tua produttività. Se deve solo gestire attività di piccola amministrazione, chiamate al telefono, gestione mail oppure anche svolgere compiti più complessi come l’organizzazione di un evento o la gestione completa dei tuoi profili social.

Preparati prima di avere un assistente virtuale

 

Dopo aver impostato i tuoi obiettivi di outsourcing, sarà più facile intraprendere i passi seguenti nella preparazione a assumere un Assistente Virtuale, qui sotto elencati:

  • Identificare i compiti o i progetti, innanzi tutto marginali e non strategici, che si desidera esternalizzare
  • Stabilire priorità delle attività individuate e creazione di una sequenza o di una pianificazione per la loro delega
  • Creare alcune istruzioni e / o materiali di formazione per ciascuna di queste attività o progetti

L’intero processo di definizione di obiettivi, di priorità e di preparazione ti aiuterà nei seguenti modi:

  • Sarai maggiormente informato sulle competenze necessarie che un assistente virtuale deve avere
  • Sarai più in grado di trovare un VA che combacia bene con le tue esigenze
  • Il tuo VA sarà in grado di fornire un servizio migliore dal primo giorno
  • Sarai in grado di gestire meglio il tuo tempo e quello del tuo assistente virtuale
  • Il tuo VA sarà più autosufficiente sin dall’inizio del rapporto di lavoro
  • Sarà meno probabile che tu diventi frustrato e senta che un VA non fa per te

Questi sono tutti i reali vantaggi dell’impostazione e della preparazione degli obiettivi, con la garanzia che i rispettivi risparmi di tempo e gli obiettivi di produttività saranno raggiunti. Alla fine sarai lieto di aver deciso di assumere un VA.

Ricorda però di seguire questo processo prima di iniziare a cercare un Assistente Virtuale.

Sono pronto per assumere

 

Allora, cosa ne pensi? È il momento giusto di assumere un Assistente Virtuale? Se ti sei fatto le domande che ti ho posto e hai eseguito il processo descritto in questo post, certamente dovresti essere un po’ più pronto.

Riassumendo:

 

  • Preparati alle realtà della delega di alcune attività. Definisci cosa per te è strategico e cosa è più marginale.
  • Imposta le tue aspettative su quello che vuoi un VA faccia per te o per la tua attività, preparandoti a dare obiettivi chiari, istruzioni e formazione iniziali, se necessario.
  • Dai le priorità su che tipo di figura vorresti e con quali competenze, poi procedi e assumi.

 

Queste azioni ti aiuteranno a assumere un AV che si adatterà perfettamente alle tue esigenze. E ,la cosa più importante di tutte, eviterai di essere una di quelle persone che entusiasticamente avevano pensato che l’assunzione di un VA è come la firma per un pacchetto di abbonamento servizi a internet.

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

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[INFOGRAFICA] Quante ore puoi risparmiare per “averne di più”?

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Ovvero come guadagnare 7-15 ore alla settimana per realizzare i tuoi sogni?

 

Qualche settimana fa ho pubblicato un articolo pratico su come impostare la gestione del tempo partendo dalla matrice di Eisenhower. Se l’hai perso clicca qui.

Ecco un riassunto molto sintetico in questa Infografica.

 

Matrice Eisenhower e la delega

 

Delega le attività in cui la tua creatività personale non è indispensabile e ottieni risultati già dopo il primo mese.

Vai al TEST per capire quante ore e, prima di tutto, quanti soldi potresti guadagnare delegando delle attività.

 

Krisztina Fekecs[INFOGRAFICA] Quante ore puoi risparmiare per “averne di più”?
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I 5 errori più frequenti quando si assume un’Assistente Virtuale

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Collaborare con un’Assistente Virtuale per un piccolo business è un’opportunità molto importante, e ti può davvero cambiare il tuo modo di lavorare.

Ma non funziona come un bottone magico, schiacciando il quale, improvvisamente avrai tutti i problemi risolti. Per assumere un’Assistente Virtuale bisogna delegare, che per tante persone è una skill da sviluppare e da esercitare.

Ma guardiamo quali sono i 5 errori più comuni nell’assumere un’Assistente Virtuale:

 

  1. Saltare le preparazioni

 

Per capire le proprio esigenze prima devi analizzare tutte le attività svolte da te personalmente e capire se e quando potrebbero essere delegate. Questa procedura ti aiuta anche per selezionare la tua assistente perché saprai con esattezza di cosa hai bisogno.  Sulle base delle tue esigenze potrai anche preparare il profilo della tua assistente. Ti potrebbe essere di aiuto la matrice della delega, clicca qui.

 

  1. Dimenticarsi per cosa si paga

 

Nella gestione di un’attività i costi fissi come anche il costo del personale sono quelli che pesano di più. L’outsourcing è una soluzione molto flessibile ma anche molto economica. Nonostante si tratti di un servizio economico è facile rimanere attratti da offerte con prezzi da non credere – chiaramente parliamo, per la maggior parte, di persone di paesi orientali, quindi con costi ben diversi da quelli a cui siamo abituati noi in Italia. Ricordati solo che nella maggior parte dei casi ottieni appena quello per cui hai pagato, quindi poco. Se volessi capire quanto costa un’Assistente Virtuale leggi questo articolo.

 

  1. Non è un servizio Plug and Play

 

Non puoi aspettarti che tutto funzioni subito, ci vuole un po’ di addestramento e anche un po’ di tempo per sincronizzarsi. Più investi sulla fase di preparazione più ottieni dopo. Su come migliorare la comunicazione nelle collaborazioni virtuali ho già parlato in questo mio articolo.

 

  1. Non cercare la persona giusta

 

Le assistenti virtuali non sono uguali, possono essere specializzate, quindi per la soddisfazione di tutti conviene trovare la persona più specializzata possibile sulle attività da te richieste.

 

  1. Perdere troppo tempo con il controllo

 

Una volta superata la paura di delegare potrebbe accadere che ti senti ossessionato dalla voglia di sapere se la tua assistente sta lavorando. Ormai è evidente che nemmeno le persone fisicamente presenti negli uffici possono essere tenute sotto totale controllo, sarebbe una buona pratica dare fiducia e tener sotto controllo semplicemente i risultati. E’ possibile imparare a fidarsi della tua assistente virtuale? Direi di sì, leggi questo mio articolo.

Ti ho preparato anche un TEST divertente per farti capire il valore del tuo tempo. Procedi per caricare il foglio di calcolo, inserisci le tue attività e la tua tariffa oraria, e ottieni subito la cifra che potresti guadagnare in più ogni mese, se decidi di delegare alcune attività.

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Quanto mi costa un’Assistente Virtuale?

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In realtà la domanda giusta sarebbe, quanto mi fa guadagnare un’Assistente Virtuale?

No, non è uno slogan o una battuta. Quando pensi al costo dell’assunzione di un’Assistente Virtuale in realtà dovresti ribaltare la logica della questione e ripartire dalla tua lista di attività. Ho già parlato della matrice della delega, e ora  ti chiedo di dedicare ancora un po’ di tempo per analizzare le tue attività. E’ molto importante capire quali sono i task che rubano troppo tempo e energie mentre portano poco guadagno.

Se il tempo recuperato lo investi in un’attività che ti da più soddisfazione, ma innanzitutto ti fa guadagnare di più, alla fine del mese il tuo bilancio, nonostante la collaboratrice esterna pagata, crescerà!

Per far crescere la tua attività notevolmente ci sono SOLO due strade: l’automatizzazione e la delega. Non ci sono altre soluzioni, non potrai fare tutto tu per sempre.

Ti ho preparato anche un TEST divertente per farti capire il valore del tuo tempo. Procedi per caricare il foglio di calcolo, inserisci le tue attività e la tua tariffa oraria, e ottieni subito la cifra che potresti guadagnare in più ogni mese, se decidi di delegare alcune attività.

 

Ma parliamo un po’ anche delle tariffe delle Assistenti Virtuali in Italia.

Fondamentalmente ci sono due possibilità, pagare la collaboratrice all’ora oppure a progetto.

Per la attività operative o amministrative io consiglierei di adottare la tariffa oraria, perché queste attività sono facilmente rintracciabili, basta usare un software di time tracking per conteggiare le ore impiegate.

Mentre per le attività più creative o più complesse è meglio definire le attività e gli obiettivi, e quindi strutturare un pacchetto tailor made secondo le esigenze personali. Durante le attività strategiche e creative meglio evitare l’uso del timer perché potrebbe creare tensione, quindi potrebbe essere controproducente per il successo del progetto.

All’inizio della collaborazione la cosa più difficile forse è capire per quanto tempo avrai bisogno della tua assistente. Le persone spesso fanno fatica a stimare il tempo necessario per certe attività, quindi potrebbe essere utile partire con un periodo di test per analizzare le esigenze.

Le attività delegabili possono variare nel tempo, ci possono essere periodi di picco come dei tempi morti. Uno dei vantaggi più importanti nella collaborazione con un’Assistente Virtuale è che ti da la flessibilità assoluta e anche se hai un pacchetto standard potrai chiedere l’aumento o l’abbassamento delle attività secondo l’intensità del tuo business. Quindi eviti di pagare una persona non satura, ma nel caso di bisogno hai il supporto necessario.

Quando parlo di periodo di test, penso che sia necessario analizzare le attività per almeno 2-4 settimane. Proposte come un’ora di prova e simili penso che non abbiano nessun senso.

Per le persone invece che ci mettono più tempo per capire se è la modalità che può funzionare per loro, o che abbiano attività particolari più “lente” posso consigliare il pacchetto di 20 ore usufruibile in 3 mesi. In questo modo avranno più tempo per fare le valutazioni.

Una volta raggiunta una certa stabilità di collaborazione conviene però contrattualizzarla per almeno 6 mesi, per poter ottenere una tariffa migliore per una collaborazione fissa.

Per vedere come sono strutturati i pacchetti offerti da Kryva clicca qui.

Ma ricordati, quando paghi un’Assistente Virtuale NON  dovrai pagare per:

  • Le ferie
  • Le malattie
  • La maternità
  • Le tasse
  • Inps
  • Attrezzi e mezzi di ufficio
  • Rimborso viaggi
  • Utenze come riscaldamento, luce, internet e telefono
  • Formazione
  • Straordinari
  • Caffè:-)
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Come far crescere la tua Startup collaborando con un’Assistente Virtuale

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Muoversi nel mondo degli affari, brutalmente competitivo,  non è un gioco da ragazzi! Se avete appena iniziato, gli scenari di apprendimento e le tendenze diventano la massima priorità. In realtà, è necessario avere abbastanza tempo a disposizione per entrare in possesso delle tendenze del mercato. Ora, la domanda è come ottenere il “tempo adeguato” per esplorare e comprendere la sfera di business in continua evoluzione.

 

Se avete appena iniziato o siete in procinto di portare il vostro business a un livello successivo, sfide nuove e impreviste appaiono continuamente. È sempre necessario stare sull’allerta per gestire queste sfide e portarle avanti, insieme alle operazioni di routine, senza sforzo. La collaborazione di un assistente virtuale può creare finestre di tempo per consentire di tornare al core business della propria attività.

 

In una tale situazione avreste certamente bisogno di una “mano amica”, che possa prendersi cura delle attività che sembrano banali ma sono importanti . Un assistente virtuale  che si occuperebbe in modo efficace delle attività operative e  amministrative.

Ma quali sono le priorità nella gestione di queste attività secondo le startup innovative e i giovani imprenditori ? Flessibilità-Convenienza-Motivazione-Produttività.

Se avete avuto un’ idea ma dovete ancora fare il vostro business plan e creare il vostro team (e quindi sviluppare ancora la vostra idea) probabilmente penserete che all’inizio potreste fare tutto da soli. In realtà solo perché potete fare qualsiasi cosa non vuole dire che dovete fare tutto. Sono convinta che uno dei primi collaboratori della vostra attività dovrebbe essere l’assistente virtuale perché solo in questo modo riuscireste a mantenere il focus sulle attività che necessitano della vostra creatività ma innanzitutto sulle attività che poi fanno veramente crescere la startup.

Le startup spesso lavorano come team virtuali  quindi conoscono bene i vantaggi del remote working, mentre le aziende più strutturate hanno iniziato da poco a prendere in considerazione di integrare al loro interno anche collaboratori esterni o dare la possibilità ai propri dipendenti  di passare  al lavoro in modalità remota. I vantaggi per una Startup sono indiscutibili, ma in realtà anche le grandi aziende dovrebbero assumere assistenti virtuali per aumentare la loro produttività.

Dopo le tasse da pagare, la spesa che preoccupa di più gli imprenditori sono i costi dell’assunzione. Potrete risparmiare non poco collaborando con dei freelancer , quindi anziché sostenere le spese dell’assunzione aumentare le spese detraibili. Se volete capire quanto tempo e quanti soldi potete guadagnare delegando delle attività, vi propongo un calcolatore veloce ma assai sorprendente!

Le attività da delegare possono essere davvero tante, ma all’inizio della collaborazione bisogna superare il problema della fiducia, “posso fidarmi di un collaboratore virtuale?“ Assolutamente sì, ma serve tempo e energia per impostare la modalità di collaborazione e di comunicazione.

 

 

Per ottenere di più da una collaborazione con un Assistente Virtuale seguite la seguente checklist:

  • Superate la fase dei dubbi creando una lista di vantaggi e svantaggi, e usate il mio calcolatore
  • Create la vostra matrice della delega
  • Definite i canali di comunicazione e i software di supporto
  • Scegliete l’assistente virtuale seguendo la vostra procedura di ricerca
  • Adottate la gradualità per alimentare la fiducia e la motivazione
  • Condividete i vostri obiettivi, delegate con il risultato in testa!

 

 

Le Startup sono come i neonati; hanno bisogno di cure costanti e si deve dare tutto se stessi per alimentarla. Al fine di prestare maggiore attenzione sulle aree delle proprie competenze, passare la responsabilità di non-core a un Assistente Virtuale è un compito cruciale ed è il modo migliore.

Quali sono le attività da delegare con urgenza nella tua startup?

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Come aiutare la tua Assistente Virtuale a leggere nei tuoi pensieri

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Scherziamo spesso nel nostro “ufficio virtuale” sulle nostre capacità di “lettura della mente”, ma in realtà è una cosa seria. Per aiutare veramente i clienti , a leggere quindi nei loro pensieri, bisogna mettere in atto una serie di pratiche che ci fanno scoprire le loro abitudini, la personalità, e infine anche i loro pensieri.

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25 attività che puoi delegare già oggi

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La delega è uno degli strumenti più efficaci nella cassetta degli attrezzi per una ottima gestione delle attività.

Ho raccolto una lista di 25 attività che possono essere delegate immediatamente a  un’assistente virtuale.

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Una comunicazione efficace in una collaborazione virtuale

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Una delle chiavi per gestire con successo una relazione Virtuale Assistente – Cliente  è la comunicazione efficace. Una comunicazione chiara ed aperta favorisce un migliore rapporto di lavoro, elimina gli errori, evita lacune nelle aspettative e fa raggiungere gli obiettivi con maggiore successo.

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