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A chi delegare

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Le attività da delegare devono essere scelte sulla base di quello che credi essere strategico o meno. Tutto quello che toglie tempo alla definizione strategica del tuo business e che ti distoglie da esso è bene che tu inizi a pensare di non svolgerlo più. Il solo realizzare quanto tempo ti viene portato da via da attività marginali apre un mondo davanti a te.

 

Ricerca persona specializzata

 

Non è detto però che anche quelle attività più marginali o più operative non debbano essere svolte da persone competenti e specializzate.

Anzi, proprio perché queste attività, per meno strategiche che siano, sono però le più svariate, si percepisce che è meglio che, chi viene delegato a svolgerle, sia una persona che possiede competenze diverse, conoscenze di applicazioni informative, conoscenze linguistiche, abilità comunicativa, problem solving e soft skill come empatia e intelligenza emotiva.

L’Assistente Virtuale, ad esempio, può essere una soluzione. Con alta competenza, senza assunzione, con la massima flessibilità, e senza tempi lunghi di affiancamento. Ma come è possibile trovare questi vantaggi in un colpo solo?

E’ possibile solo nel caso in cui ci si trovi di fronte a un/una professionista, con esperienza decennale nel settore.

Come nel mio caso, dove ho imparato le dinamiche aziendali interne, ho avuto a che fare con alti livelli aziendali sia all’interno che all’esterno dell’azienda, uso quotidianamente i software più diffusi tenendomi sempre aggiornata e sono abituata a lavorare in autonomia, gestendo priorità e obiettivi con assoluto rigore.

Un altro aspetto importante è anche la riservatezza: più si cresce come business, più si ha bisogno di trovare una persona riservata, che lavora in ambienti diversi o che ha una certa seniority ed esperienza, e di cui si apprezza anche il background diverso.

Avere l’opportunità di lavorare con una persona che ha lavorato in un’azienda strutturata è un valore aggiunto perché porta sempre competenze nuove.

Infatti, su alcuni argomenti a te meno noti, invece di frequentare un corso o informarti in maniera approfondita, per esempio, hai un collaboratore con cui puoi ampliare le tue conoscenze.

Capita infatti di lavorare con persone, di cui sei responsabile, ma con skills decisamente più innovative delle tue che ti possono ispirare e far scaturire nuove idee per il tuo business andando a modificare la tua strategia.

Delegando le attività in base alla valutazione di queste competenze e pensando a chi le potrebbe svolgere al meglio sarai ancor più leader della tua organizzazione aziendale o lavorativa.

 

Come trovare collaboratori su Linkedin e sul web

 

Al contrario di una selezione tradizionale, la prima impressione te la fai sul web, controllando i profili social e l’eventuale sito web del tuo candidato. Ricordati di dare un occhio oltre al profilo professionale di Linkedin (oramai diventato il CV online) anche al profilo privato di Facebook; eventualmente puoi monitorare per un breve periodo anche le sue interazioni all’interno dei gruppi.

Fondamentale è organizzare una prima call per guardare in faccia il tuo potenziale collaboratore, e fargli tutte le domande possibili. Devi raccontare anche di te stesso, delle tue priorità e delle tue pretese., nin maniera chiara e puntuale.

Leggi anche articoli, testimonianze, video rilasciati dai vari profili che hai già individuato e che ti possono aiutare a informarti sulle singole persone. Chi ha rilasciato interviste, scritto articoli e prodotto video nelle pagine personali o su siti web altrui credo che possa dimostrare meglio le sue competenze e farti capire tra tutti i profili quelli che fanno per te.

Se non hai già letto, io ho intervistato molti professionisti che si sono affidati alla delega per gestire meglio il loro business. Puoi trovarle all’interno del mio blog.

 

Il rapporto 80/20

 

Bisogna ricordare che l’outsourcing e la delega possono essere impegnativi in un primo momento. Non ci vorrà però troppa pratica per farlo bene, purché si affronti correttamente.

Ad esempio può aiutare anche non pensare alla delega come semplicemente solo a dar fuori un’attività. Invece, pensa a come ridurre il tuo carico di lavoro, su qualsiasi attività delegata, di circa l’80%. Il 20% dei tuoi compiti comprenderà la strutturazione iniziale, delineare la definizione degli obiettivi (10%) e la revisione dei risultati (10%) dopo che il tuo Assistente Virtuale , per esempio, ha completato l’80%.

Il 10% dato alla revisione dovrebbe includere anche la fornitura di riscontri. Informa il tuo Assistente Virtuale su quello che è stato fatto veramente bene e che cosa si potrebbe fare per migliorare.

Suggerimenti, indicazioni o istruzioni dettagliate (se necessario) saranno necessarie per la prossima volta che il tuo VA svolgerà la stessa attività. Questa forma di comunicazione è decisiva nell’infondere un rapporto di fiducia con chi lavora per te, anche solo occasionalmente. E comunque ricorda sempre, la comunicazione è importante!

Nel tempo, si dovrebbe essere in grado di iniziare a dare al collaboratore il 100% di responsabilità per alcune attività. Ma se pensi che l’80% basti, niente di meglio che rimanere su questa quota di comfort, cosi non rimarrai deluso nel mantenere una piccola parte del tuo carico di lavoro originale. Un risparmio sulle ore di lavoro personali (scelte da delegare) dell’80% è un guadagno abbastanza piacevole e soddisfacente dopotutto.

 

Valori in comune

 

Delegare a un professionista è ovviamente differente dal delegare a qualcuno a cui devi insegnare. La vera differenza la fa la condivisione dell’obiettivo. Far comprendere come quell’attività si inserisca nel quadro generale, quale impatto avrà sul lungo periodo.

E’ importante infatti comprendere cosa c’è per lui/lei di valore in ciò che farà. Se riesci ad andare incontro al suo quadro generale, saprai che avrà più passione nel supportare il tuo.

Delegare senza indugio alcuno ma tenere per te le cose che ami di più e dove ti senti più competente è la prima strada per sentirti confidente nella pratica della delega.

Per fidarsi delle persone si dovrebbe andare molto sull’integrità e sull’intento e se poi a pelle la persona ti piace e ne condividi la visione e i valori penserai di aver trovato le capacità e le abilità che cercavi.

Il tuo collaboratore deve essere una persona che condivide i tuoi valori e che comprende quale differenza tu vuoi fare nel tuo lavoro.

Anche perché si può sbagliare ma sulle regole e i principi è meglio che il collaboratore non sbagli se vuole ottenere la fiducia del cliente, perché sarebbe sintomatico della sua personalità, che è molto più difficile da cambiare.

 

Delega intelligente: trova la persona giusta per il posto giusto o trova la persona empaticamente giusta e insegnale tutto

 

Con il tempo si può imparare a smettere di cercare qualcuno per fare qualcosa. Si passa allo scegliere qualcuno che condivide i nostri principi o con cui ci troviamo a livello di empatia e ha interesse a portare a termine un compito.

Questo perché non sempre si riesce a trovare qualcuno con le competenze giuste che vorresti in quel preciso momento. E allora si deve puntare su altre caratteristiche che ti possono garantire risultati in egual misura.

Devi pensare quali sono i driver più importanti per te a livello personale e professionale, cosa ci fa dire “di te mi fido” o “di te non mi fido”, “perché non vedo in te le competenze”.

La delega intelligente ha comunque aspetti importanti in comune sia quando hai a che fare con chi ha le competenze giuste che con chi ha quelle empatiche e cioè chiarire bene e subito il tuo obiettivo, la capacità di ascoltare e comunicare le tue idee.

Sovente le situazioni in cui ci sono più difficoltà e, in alcuni casi, veri e propri problemi, sono quelle in cui manca una condivisione di intenti, in cui gli obiettivi non sono sviscerati e chiariti a sufficienza.

Una via di mezzo tra la competenza giusta e l’empatia può essere questo suggerimento: prima fai una sorta di scheda del collaboratore ideale, che caratteristiche dovrebbe avere per un tipo specifico di progetto, quali integrità, intenti, competenze e risultati; all’interno di questi driver metti le tue risposte e poi mettiti alla ricerca.

Un collaboratore, se è quello giusto, è più facile che diventi più bravo e che diventi più efficace ed efficiente di te.

 

Non cercare la via veloce, di basso costo

 

Nella gestione di un’attività i costi fissi come anche il costo del personale sono quelli che pesano di più. L’outsourcing è una soluzione molto flessibile ma anche molto economica. Nonostante si tratti di un servizio economico è facile rimanere attratti da offerte con prezzi da non credere – chiaramente parliamo, per la maggior parte, di persone con basse competenze. Non c’è dubbio in questo. Ricordati solo che nella maggior parte dei casi ottieni appena quello per cui hai pagato, quindi poco.

In realtà la domanda giusta sarebbe:

quanto mi fa guadagnare un collaboratore esterno e nella fattispecie un Assistente Virtuale?

No, non è uno slogan o una battuta. Quando pensi al costo dell’assunzione di un’Assistente Virtuale in realtà dovresti ribaltare la logica della questione e ripartire dalla tua lista di attività. Se hai letto della matrice della delega, è bene che tu dedichi ancora un po’ di tempo per analizzare le tue attività. E’ molto importante capire quali sono i task che rubano troppo tempo e energie, mentre portano poco guadagno.

Se il tempo recuperato lo investi in un’attività che ti da più soddisfazione, ma innanzitutto ti fa guadagnare di più, alla fine del mese il tuo bilancio, nonostante la collaboratrice esterna pagata, crescerà!

Per far crescere la tua attività notevolmente ci sono SOLO due strade: l’automatizzazione (in termini di operatività indipendente dal tuo controllo) e la delega. Non ci sono altre soluzioni, non potrai fare tutto tu per sempre.

Detto questo, il rapporto tradizionale di lavoro si avvia sempre con un periodo di prova, che è consigliabile anche per le collaborazioni virtuali. Le proposte tipo “un’ora di prova” penso che non servano a nulla, per capire se si possa lavorare insieme ci vuole almeno un mese. Solo dopo sarai in grado di decidere se continuare con la persona scelta. In ogni caso serve ulteriore tempo per conquistare la fiducia del cliente, e bisogna dimostrare la buona volontà ogni giorno, come nella vita in generale.

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Krisztina FekecsA chi delegare

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